De DUERP is niet beperkt tot een vast formulier dat eenmaal per jaar wordt ingevuld om aan een controle te voldoen. Het is een levend document waarvan de waarde rechtstreeks afhankelijk is van de granulariteit van de risico-evaluatie en de nauwkeurigheid waarmee elke versie wordt bewaard. Elke onderneming die minstens één werknemer in dienst heeft, moet het up-to-date houden, maar de naleving van de regelgeving is slechts de basis van de aanpak.
Bewaring van de DUERP gedurende veertig jaar: traceerbaarheid van de opeenvolgende versies
De bewaarplicht geldt voor alle opeenvolgende versies van het document, niet alleen voor de geldende versie. Het verwijderen of overschrijven van een oude versie betekent het verlies van de geschiedenis van de evaluatie van beroepsrisico’s. In geval van een geschil met betrekking tot een beroepsziekte die jaren na de blootstelling is gemeld, is het precies deze geschiedenis die het mogelijk maakt de arbeidsomstandigheden te reconstrueren.
Concreet moet elke update worden gearchiveerd met de datum en de reikwijdte. Een DUERP dat in 2024 is bijgewerkt na de toevoeging van een nieuwe werkplaats vervangt niet dat van 2023: het wordt eraan toegevoegd. We raden aan elke versie te dateren en op te slaan in een niet-wijzigbaar formaat (bijvoorbeeld een ondertekend PDF) om de integriteit van het document op lange termijn te waarborgen.
Het nationale digitale portaal dat door de wet is voorzien om de indiening te centraliseren, is op dit moment geen betrouwbare operationele oplossing. Bedrijven hebben er belang bij hun eigen interne archivering te organiseren in plaats van te wachten op een functioneel institutioneel hulpmiddel. Om de definitie van de DUERP te ontdekken en de wettelijke basis ervan, blijft het kader dat is vastgesteld door de artikelen L.4121-1 en volgende van de Arbeidswet de referentie.
DUERP en hitteperiodes: beslissingen anticiperen vóór de crisis
De preventie van extreme hitte beperkt zich niet tot het uitdelen van flessen water in juli. De DUERP maakt het mogelijk vooraf te formaliseren wie beslist over de aanpassingen (aanpassing van werktijden, rotatie van blootgestelde functies, tijdelijke stopzetting van activiteiten) en vanaf welke drempel deze maatregelen in werking treden.
De betrokken functies zijn niet alleen buiten. Een slecht geventileerd magazijn, een gemeenschappelijke keuken, een technische ruimte zonder airconditioning genereert langdurige blootstellingen die veel bedrijven onderschatten. De risico-evaluatie met betrekking tot hitte moet in de DUERP worden opgenomen, net als chemische risico’s of valrisico’s.
Deze scenario’s in het unieke document opnemen transformeert de reactie in anticipatie. De dag dat de temperatuur de gedefinieerde drempel overschrijdt, hoeft de veiligheidsverantwoordelijke of de lokale manager niet te improviseren: de besluitvormingsketen is al gedocumenteerd. Dit protocol, vooraf goedgekeurd door de CSE, beschermt zowel de werknemers als de werkgever in geval van controle of ongeval.
- Identificeer in de DUERP elke werkseenheid die aan hitte is blootgesteld (binnen en buiten) met de vastgestelde temperatuur- en blootstellingsduurcriteria.
- Wijs bij naam de persoon aan die bevoegd is om de aanpassingsmaatregelen in gang te zetten, zonder te wachten op een langdurige hiërarchische goedkeuring.
- Voorzie in geleidelijke acties: extra pauzes, verschuiving van werktijden, en vervolgens stopzetting van activiteiten als de kritieke drempel is bereikt.
- Leg de daadwerkelijke activeringen vast om de jaarlijkse update van het document te voeden.
Afwezigheid van DUERP en niet-geactualiseerde DUERP: twee verschillende juridische situaties
De totale afwezigheid van een DUERP en een document dat gewoon verlopen is, hebben niet dezelfde gevolgen. Sinds juni 2026 wordt er een administratieve boete opgelegd voor het ontbreken van een document. Een bestaande DUERP die niet is bijgewerkt, valt niet onder hetzelfde regime, zelfs als de werkgever blootgesteld blijft aan andere juridische risico’s (onverantwoordelijkheid, aanmaning van de arbeidsinspectie).
Deze onderscheid heeft praktische gevolgen: een bedrijf dat beschikt over een DUERP van drie jaar oud bevindt zich niet in dezelfde situatie als een bedrijf dat er nooit een heeft opgesteld. Het eerste moet zijn update plannen, het tweede loopt het risico op een onmiddellijke sanctie.
Voor organisaties met minder dan vijftig werknemers leidt de risico-evaluatie tot de definitie van preventieve acties. Boven deze drempel formaliseert de PAPRIPACT (jaarlijks programma voor de preventie van beroepsrisico’s) de acties, hun tijdschema en hun budget. In beide gevallen moet de CSE worden geraadpleegd bij elke update.
Structureren van de evaluatie per werkseenheid in plaats van per beroep
De evaluatie opdelen per functieomschrijving is de meest voorkomende reflex, maar verbergt de transversale risico’s. De werkseenheid groepeert homogeen blootgestelde situaties, ongeacht de functietitel. Een magazijnmedewerker en een orderpicker delen vaak dezelfde werkseenheid als hun blootstellingen (geluid, handling, circulatie van machines) identiek zijn.
Deze indeling bepaalt de relevantie van het hele document. Een te brede eenheid verdoezelt specifieke risico’s, een te fijne eenheid verzwart het beheer zonder winst in preventie. De werkgever heeft een beoordelingsmarge om de reikwijdte van elke eenheid te definiëren op basis van de werkelijke blootstellingen.
- Groep werknemers op basis van werkelijke blootstelling (fysieke agenten, ritmes, omgeving) in plaats van op organigram.
- Herbeoordeel de indeling bij elke wijziging in de organisatie: verhuizing, nieuw proces, uitbesteding.
- Betrek de werknemers zelf bij de definitie van de werkseenheden, omdat zij de werkelijke blootstellingen beter kennen dan het management.
De DUERP wint aan nut wanneer deze niet langer wordt gezien als een documentatieverplichting, maar als een stuurinstrument. Strikte archivering, integratie van klimaatrisico’s en de juiste indeling van werkseenheden zijn de drie hefboommechanismen die een formeel document scheiden van een echt systeem voor de preventie van beroepsrisico’s.
